Faut-il changer de prestataire pour le site internet de sa collectivité ?
Le site internet d’une mairie ou d’une intercommunalité évolue avec les besoins du territoire. Nouvelles démarches en ligne, évolution des obligations réglementaires, modernisation de la communication, attentes des habitants : au fil des années, le site peut nécessiter des améliorations importantes.
Mais lorsque les difficultés s’accumulent, une question se pose : faut-il continuer avec son prestataire actuel ou changer d’agence web pour la création, la maintenance ou la refonte du site internet ?
Changer de prestataire peut être l’occasion d’améliorer la qualité du site, de bénéficier d’un accompagnement plus adapté et de faire évoluer les services numériques. Cette décision comporte toutefois des contraintes qu’il est important d’anticiper.
Voici les principaux avantages, les inconvénients et les points à vérifier avant de se lancer.
Pourquoi envisager de changer de prestataire web ?
Plusieurs situations peuvent conduire une collectivité à remettre en question sa collaboration avec son agence web.
Un support qui ne répond plus aux attentes
Les demandes de modification s’accumulent, les délais de réponse s’allongent ou les interlocuteurs changent régulièrement.
Pour une mairie, ces difficultés peuvent rapidement devenir problématiques : une information erronée, une démarche indisponible ou un problème technique doivent pouvoir être traités dans des délais adaptés.
Un prestataire doit être capable d’accompagner les équipes et de leur apporter des réponses claires.
Un site devenu difficile à faire évoluer
Un site conçu il y a plusieurs années peut ne plus correspondre aux usages actuels.
Navigation peu intuitive, affichage mobile perfectible, administration complexe ou manque de fonctionnalités : ces limites peuvent freiner les projets de la collectivité.
Le changement de prestataire peut alors permettre de repenser le site et de construire une solution plus adaptée aux besoins des habitants et des agents.
Des fonctionnalités qui ne répondent plus aux besoins
Les collectivités développent progressivement de nouveaux services numériques : prise de rendez-vous, démarches en ligne, FAQ intelligente, chatbot, participation citoyenne ou gestion des actes administratifs.
Si la solution actuelle ne permet pas de les intégrer dans de bonnes conditions, il peut être pertinent d’étudier d’autres options.
Un manque de conseil et d’accompagnement
Un prestataire web ne devrait pas uniquement intervenir lorsqu’un problème survient.
Il doit également pouvoir conseiller la collectivité sur l’évolution de son site, l’accessibilité numérique, le référencement naturel, la sécurité et les nouveaux usages du numérique.
Lorsque la relation se limite à l’exécution de demandes ponctuelles, la collectivité peut avoir intérêt à rechercher un partenaire plus impliqué dans la durée.
Les avantages à changer de prestataire pour son site internet
Bénéficier d’un regard neuf sur son site
Un nouveau prestataire peut analyser le site avec un regard extérieur et identifier des améliorations qui n’avaient pas été envisagées.
Cette analyse peut porter sur l’architecture des pages, l’expérience utilisateur, les statistiques de fréquentation, le référencement naturel ou les services proposés aux citoyens.
L’objectif n’est pas nécessairement de tout refaire, mais de déterminer ce qui fonctionne, ce qui doit être amélioré et ce qui mérite d’être repensé.
Améliorer l’expérience des citoyens
Un site municipal doit permettre aux habitants de trouver facilement une information et d’effectuer leurs démarches.
Une nouvelle collaboration peut être l’occasion de revoir les parcours utilisateurs, de simplifier la navigation et de mieux organiser les contenus.
Par exemple, un habitant doit pouvoir accéder rapidement aux horaires de la mairie, aux démarches d’état civil ou à la prise de rendez-vous sans parcourir de nombreuses pages.
Profiter de nouvelles compétences techniques
Les technologies, les exigences réglementaires et les usages numériques évoluent.
Un nouveau partenaire peut apporter une expertise complémentaire en matière de responsive design, de référencement, d’accessibilité RGAA, d’intégration de services métiers ou d’intelligence artificielle.
Il reste toutefois important de vérifier ces compétences à partir de réalisations concrètes et de références adaptées aux collectivités.
Disposer d’un accompagnement plus personnalisé
Changer de prestataire peut également permettre de retrouver une relation de travail plus fluide.
Un accompagnement de qualité repose notamment sur un interlocuteur identifié, une bonne compréhension des besoins de la collectivité, des délais clairement définis et un suivi dans le temps.
Pour les agents, cette proximité peut faciliter la gestion quotidienne du site et la mise en œuvre de nouveaux projets.
Quels sont les inconvénients d’un changement de prestataire ?
Changer d’agence web ne constitue pas automatiquement la meilleure solution. Plusieurs difficultés doivent être anticipées.
Le coût de la transition
Le changement de prestataire peut entraîner des frais liés à la récupération des données, à la migration du site, à la reprise des fonctionnalités ou à la formation des agents.
Si le site est techniquement ancien ou fortement dépendant d’une solution propriétaire, une reconstruction partielle ou complète peut également être nécessaire.
Il est donc important de comparer le coût du changement avec celui des améliorations envisageables auprès du prestataire actuel.
Le risque de perdre certains acquis
Tous les sites ne sont pas facilement transférables.
Selon la technologie utilisée, les conditions contractuelles et les droits attachés aux développements, il peut être nécessaire de reconstruire certaines fonctionnalités plutôt que de les reprendre à l’identique.
Avant de changer d’agence, vérifiez notamment les conditions d’utilisation des développements spécifiques, l’accès aux données et aux fichiers, ainsi que les modalités de réversibilité prévues au contrat. Les recommandations de l’administration sur les achats informatiques soulignent l’importance d’anticiper ces questions dès la préparation du marché.
Une période d’adaptation pour les équipes
Le changement de prestataire peut aussi modifier les habitudes de travail des agents.
Nouvelle interface d’administration, nouveaux outils, nouveaux processus de publication : une période de prise en main peut être nécessaire.
Une formation adaptée et un accompagnement au démarrage permettent de limiter ces difficultés.
Un risque pour le référencement naturel
Une migration mal préparée peut entraîner une baisse de visibilité dans les moteurs de recherche.
Le changement de technologie, la modification des URL ou la suppression de pages bien référencées peuvent perturber l’accès aux contenus.
Il est donc essentiel de réaliser un inventaire des pages existantes, de conserver les URL pertinentes lorsque cela est possible et de mettre en place des redirections adaptées lorsqu’elles doivent changer.
Le référencement doit être pris en compte dès la préparation du projet, et non uniquement après la mise en ligne du nouveau site.
Peut-on changer de prestataire sans refaire tout son site internet ?
Oui, dans certains cas, il est possible de changer de prestataire sans reconstruire entièrement le site.
Tout dépend de la technologie utilisée, des conditions du contrat, des accès disponibles et des compétences nécessaires pour assurer la maintenance.
Trois situations peuvent se présenter :
- Le site est facilement transférable : un nouveau prestataire peut reprendre l’hébergement ou la maintenance, sous réserve de disposer des accès et des droits nécessaires.
- Le site nécessite des adaptations : une migration technique ou une reprise partielle peut être envisagée.
- Le site repose sur une solution fortement propriétaire ou devenue obsolète : une refonte peut être plus pertinente qu’une simple reprise.
Avant de prendre une décision, il est donc recommandé de réaliser un audit technique et contractuel. Il permettra de mieux comprendre les possibilités de transfert et les coûts associés.
Les 6 points à vérifier avant de changer d’agence web
Pour éviter les mauvaises surprises, voici les principaux éléments à examiner.
1. Le contrat actuel. Vérifiez la durée d’engagement, les modalités de résiliation, le préavis et les éventuels frais de sortie.
2. Le nom de domaine. Assurez-vous que la collectivité en est bien titulaire et dispose des accès nécessaires à sa gestion.
3. Les données et les contenus. Vérifiez les possibilités de récupération des pages, images, documents, formulaires et autres informations.
4. Les droits et les développements. Identifiez ce que la collectivité peut réutiliser ou faire reprendre par un autre prestataire.
5. L’hébergement et la maintenance. Organisez la continuité du service afin d’éviter toute interruption lors de la transition.
6. Le référencement et les obligations réglementaires. Prévoyez la conservation des URL utiles, la gestion des redirections et la vérification des exigences applicables en matière d’accessibilité et de protection des données.
Pour une collectivité, ces vérifications doivent être adaptées aux contrats et aux procédures d’achat public applicables. Les aspects contractuels et juridiques méritent d’être examinés avec les interlocuteurs compétents lorsque la situation est complexe.
Comment bien choisir son nouveau prestataire pour un site de mairie ?
Le changement de prestataire est l’occasion de repartir sur des bases plus solides.
Au-delà du prix, plusieurs critères doivent guider votre choix.
Une expérience concrète du secteur public
Un prestataire spécialisé dans les collectivités connaît les problématiques propres aux mairies : démarches administratives, communication institutionnelle, gestion des contenus, accessibilité et autonomie des agents.
Une solution adaptée aux besoins de la commune
La solution proposée doit permettre de répondre aux besoins actuels tout en restant évolutive.
Il est préférable de vérifier les possibilités d’administration, les fonctionnalités disponibles, les conditions de maintenance et les modalités de migration avant de s’engager.
Un accompagnement dans la durée
Le support, la maintenance, la formation et la capacité à faire évoluer le site sont aussi importants que la qualité de la réalisation initiale.
Une méthode de projet claire
Un projet bien encadré comprend une phase d’analyse, une définition des objectifs, une préparation de la migration, des tests, une formation et un suivi après la mise en ligne.
Vernalis accompagne les collectivités dans la création et la refonte de leur site internet
Depuis 2001, Vernalis accompagne les collectivités territoriales dans leurs projets numériques, de la conception du site à sa maintenance.
Notre expertise porte notamment sur la création et la refonte de sites internet, l’accessibilité RGAA, le référencement naturel, les fonctionnalités métiers et l’accompagnement des équipes.
Lorsqu’une collectivité envisage de changer de prestataire, l’enjeu est d’abord de comprendre sa situation : ce qui fonctionne, les difficultés rencontrées et les améliorations prioritaires.
Le changement de prestataire peut alors devenir une occasion de moderniser le site, de simplifier sa gestion et de mieux répondre aux attentes des citoyens.
Changer de prestataire : une décision à préparer, pas à précipiter
Changer d’agence web peut apporter de réels bénéfices, notamment lorsque le site ne répond plus aux besoins de la collectivité ou que l’accompagnement est devenu insuffisant.
Mais cette décision doit être précédée d’un diagnostic afin d’évaluer les contraintes techniques, contractuelles et financières.
Le bon choix n’est pas forcément de tout refaire : c’est de trouver la solution qui permettra à votre collectivité de disposer d’un site fiable, évolutif et bien accompagné dans la durée.
Vous envisagez une refonte ou souhaitez faire le point sur votre site actuel ? Vernalis peut vous accompagner dans la réflexion et vous aider à identifier les solutions adaptées à votre collectivité.