Les collectivités sont de plus en plus nombreuses à proposer des services accessibles sur rendez-vous : démarches administratives, état civil, passeports, cartes nationales d’identité, urbanisme, services sociaux ou encore rencontres avec les services municipaux.
Pour les agents comme pour les citoyens, la prise de rendez-vous en ligne permet de simplifier considérablement l’organisation de ces services.
Avec son outil de prise de rendez-vous pour les collectivités, Vernalis propose une solution intégrée au site internet permettant aux administrés de réserver facilement un créneau et aux agents de gérer leur planning depuis leur interface d’administration.
Pourquoi mettre en place une prise de rendez-vous en ligne dans une collectivité ?
La gestion des rendez-vous peut rapidement devenir chronophage lorsqu’elle repose uniquement sur le téléphone ou les échanges d’e-mails.
Un outil de réservation en ligne permet au contraire aux citoyens de consulter les créneaux disponibles et de réserver directement leur rendez-vous.
La collectivité peut ainsi :
- réduire les appels téléphoniques ;
- faciliter l’accès aux services publics ;
- mieux organiser les plannings des agents ;
- limiter les rendez-vous oubliés ou mal planifiés ;
- proposer un service accessible 24h/24 ;
- simplifier le parcours des usagers.
La prise de rendez-vous devient ainsi un véritable service numérique à destination des citoyens.
Une solution adaptée aux différents services de la collectivité
L’intérêt d’un outil de prise de rendez-vous est de pouvoir répondre à de nombreux besoins.
Il peut notamment être utilisé pour :
- les demandes de passeport ;
- les cartes nationales d’identité ;
- le retrait de titres d’identité ;
- les services d’état civil ;
- l’urbanisme ;
- les services scolaires ;
- les services sociaux ;
- les demandes auprès des services municipaux ;
- les rendez-vous avec certains services ou élus.
Chaque collectivité peut ainsi organiser ses rendez-vous en fonction de son propre fonctionnement.
Prise de rendez-vous pour les passeports et cartes d’identité
Les démarches liées aux passeports et cartes nationales d’identité constituent un cas d’usage particulièrement pertinent. Le dépôt d’une demande nécessite un rendez-vous dans une mairie équipée pour recueillir les demandes de titres.
Une fois le titre disponible, un rendez-vous peut également être nécessaire pour son retrait.
L’outil Vernalis permet ainsi de gérer les différents créneaux définis par la collectivité et de faciliter la réservation par les usagers.
Le citoyen peut effectuer sa réservation directement depuis le site internet de la mairie, sans avoir à contacter systématiquement le service par téléphone.
Un planning maîtrisé par les agents
La prise de rendez-vous en ligne ne signifie pas que la collectivité perd le contrôle de son agenda.
Au contraire, les agents conservent la maîtrise des créneaux proposés aux citoyens et peuvent organiser les disponibilités selon les contraintes du service.
La collectivité peut ainsi adapter son planning à :
- ses horaires d’ouverture ;
- ses effectifs disponibles ;
- la durée des rendez-vous ;
- ses périodes de forte activité ;
- ses contraintes organisationnelles.
Le système s’adapte donc au fonctionnement de la collectivité plutôt que de lui imposer une organisation standardisée.
Un parcours simple pour les citoyens
L’objectif d’un outil de rendez-vous en ligne est avant tout de simplifier le parcours de l’usager.
Depuis le site de la collectivité, celui-ci peut accéder au service concerné, consulter les disponibilités et sélectionner le créneau qui lui convient.
Cette possibilité est particulièrement utile en dehors des horaires d’ouverture des services municipaux.
Le citoyen n’a plus besoin d’attendre l’ouverture de la mairie pour effectuer sa demande de rendez-vous.
Une solution directement intégrée au site internet
L’outil de prise de rendez-vous Vernalis s’inscrit dans l’environnement numérique de la collectivité.
Il peut être intégré directement au site internet de la mairie, de l’intercommunalité ou de l’organisme public, afin de proposer une expérience cohérente aux utilisateurs.
L’usager retrouve ainsi ses démarches et services au même endroit, plutôt que de devoir naviguer entre plusieurs plateformes.
Cette intégration facilite également la communication autour du service : le lien vers la prise de rendez-vous peut être mis en avant depuis les pages consacrées aux démarches concernées.
Une administration dans le même environnement que le site
L’un des points forts de l’approche Vernalis est de proposer des outils qui restent intégrés à l’environnement d’administration du site.
Les équipes de la collectivité peuvent ainsi retrouver une logique de gestion cohérente avec celle qu’elles utilisent déjà pour administrer leurs contenus.
Cette approche limite la multiplication des logiciels et facilite la prise en main de l’outil par les agents.
Un outil au service de la modernisation des services publics
La prise de rendez-vous en ligne constitue une première étape concrète dans la transformation numérique des collectivités.
Elle permet de dématérialiser une partie du parcours tout en conservant l’accueil physique lorsque celui-ci reste nécessaire.
C’est notamment le cas pour les démarches liées aux titres d’identité : le rendez-vous en ligne simplifie l’organisation, mais le citoyen continue à bénéficier d’un accompagnement humain lors de son passage en mairie.
Le numérique vient donc compléter le service public, et non remplacer le contact avec les agents.
Une solution évolutive pour les collectivités
Les besoins d’une collectivité évoluent au fil du temps.
Un outil de rendez-vous peut commencer par être utilisé pour les passeports et cartes d’identité, puis être étendu à d’autres services nécessitant une réservation.
Cette évolutivité permet à la collectivité de centraliser progressivement ses rendez-vous et de proposer un parcours numérique plus cohérent à ses administrés.
Vernalis, spécialiste des solutions numériques pour les collectivités
Depuis plus de 20 ans, Vernalis accompagne les mairies, intercommunalités, syndicats et autres acteurs publics dans la conception et l’évolution de leurs services numériques.
Notre outil de prise de rendez-vous en ligne pour les collectivités s’intègre dans cette approche : proposer des solutions simples pour les citoyens, faciles à administrer pour les agents et capables d’évoluer avec les besoins du territoire.
Vous souhaitez mettre en place une prise de rendez-vous en ligne ?
Vous souhaitez faciliter la gestion des rendez-vous de votre mairie ou proposer la réservation en ligne pour les passeports, cartes d’identité ou autres services municipaux ?
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